Офисные задачи в Outlook 2003
Глава 2. Работа с сообщениями электронной почты
Глава 2. Работа с сообщениями электронной почты В этой главе вы узнаете, как: оформлять сообщения; изменять параметры сообщений и доставки; настраивать представление сообщений; управлять сообщения
Оформление сообщений
Оформление сообщений Сообщения электронной почты отправляются в одном из трех форматов: HTML, Plain Text или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook поддерживает все три формата. Остальные програм
Иллюстрация 1
Иллюстрация 1 Выделите фразу «Ух ты!» и измените размер ее шрифта, нажав кнопку списка в поле Font Size (Размер) и выбрав 16. Нажмите кнопку списка справа от кнопки Font Color (Цвет шрифта) и щелк
Совет 1
Совет 1 Чтобы отключить появление этого предупреждения, перед нажатием кнопки Continue (Продолжить) отметьте опцию Don't show this dialog box again (Больше не выводить это окно).
Иллюстрация 2
Иллюстрация 2 Нажмите кнопку Continue (Продолжить). К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст) размера 10 пикселей, и кнопка форматирования на панели электр
Иллюстрация 3
Иллюстрация 3 Нажмите кнопку списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Rich Text (Формат RTF). Формат текста не изменится, однако станут доступны кнопки форматирования.
Иллюстрация 4
Иллюстрация 4 В области Message Format (Формат сообщения) нажмите кнопку списка поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате), выберите Plain Text (Обычный текст) и нажмите ОК.
Иллюстрация 5
Иллюстрация 5 Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей. По умолчанию текст будет отображаться шрифтом Arial размера 12 пикселей (стиль Normal [Обычный] для этого бланка).
Совет 2
Совет 2 Можно изменить бланк сообщения. Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) в диалоговом окне Options (Параметры), нажмите кнопку Stationery Picker (Выбор бланка). Чтобы редактировать имеющий
Иллюстрация 6
Иллюстрация 6 В списке Choose a Theme (Выберите тему) выберите Papyrus (Папирус) и нажмите ОК. Диалоговое окно Theme (Тема) закроется, и к сообщению будет применена тема Papyrus (Папирус) вместо б
Иллюстрация 7
Иллюстрация 7 В форме сообщения нажмите кнопку Close (Закрыть) и выберите No (Нет) в запросе на сохранение черновика сообщения. Форма сообщения закроется без сохранения черновика. В меню Tools (Се
Изменение настроек сообщения и параметров отправки
Изменение настроек сообщения и параметров отправки Можно присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий. Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным во
Иллюстрация 8
Иллюстрация 8
Совет 3
Совет 3 Если открыть сообщение, отобразятся кнопки, соответствующие каждой из опций голосования. В открытом сообщении для голосования следует нажимать кнопки, а не щелкать на информационной строке
Иллюстрация 9
Иллюстрация 9 Нажмите Close (Закрыть). Диалоговое окно Message Options (Параметры сообщения) закроется, и снова отобразится форма сообщения. Теперь выбрана кнопка Importance: High (Важность: высок
Иллюстрация 10
Иллюстрация 10
Совет 4
Совет 4 Сохранение часто отправляемых сообщений в папке Drafts (Черновики) облегчает создание и отправку новых версий без указания получателей и ввода текста при каждой отправке сообщения. Нажмите
Иллюстрация 11
Иллюстрация 11 Закройте форму ответа без сохранения сообщения, после чего закройте исходное сообщение. В списке Folder List (Список папок) щелкните на папке Drafts (Черновики). Отобразится содержи
Настройка представления сообщений
Настройка представления сообщений В дополнение к параметрам просмотра Reading Pane (Область чтения) и AutoPreview (Автопросмотр) можно указать необходимость просмотра только тех сообщений, которые
Иллюстрация 12
Иллюстрация 12 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Subject (Тема). Outlook упорядочит отображаемые сообщения в группы сообщений. Обр
Иллюстрация 13
Иллюстрация 13 Прокрутите список вниз и щелкните на знаке минуса слева от строки темы Upcoming Tradeshow. Два сообщения с этой темой будут скрыты, и минус сменится на плюс.
Иллюстрация 14
Иллюстрация 14 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего щелкните на Show in Groups (Отображать в группах), чтобы отключить эту опцию. Сообщения бу
Совет 5
Совет 5 Непрочитанные сообщения выделяются жирным шрифтом и обозначаются значками закрытых конвертов. В целях выполнения данного упражнения, если в почтовом ящике отсутствуют непрочитанные сообщен
Иллюстрация 15
Иллюстрация 15 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по)укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Messages (Сообщения). Фильтрация с
Совет 6
Совет 6 Также можно использовать панель Ways to Organize (Настройка папки) для выбора представления сообщений. В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать), чтобы открыть эту панель. Зат
Иллюстрация 16
Иллюстрация 16 Нажмите кнопку Fields (Поля). Появится диалоговое окно Show Fields (Поля).
Иллюстрация 17
Иллюстрация 17 В списке Available Fields (Имеющиеся поля) выберите Sensitivity (Пометка). В список столбцов для отображения в данном представлении будет добавлено поле Sensitivity (Пометка). В спи
Совет 7
Совет 7 Чтобы изменить порядок столбцов в любом представлении, просто перетащите заголовки столбцов в нужные места. Во время перетаскивания заголовка столбца красные стрелки обозначают место, в ко
Иллюстрация 18
Иллюстрация 18 Щелкните на кнопке списка справа от поля Grid line style (Вид линии), выберите Small dots (Мелкие точки) и нажмите ОК. Диалоговое окно Other-Settings (Другие настройки) закроется, и
Иллюстрация 19
Иллюстрация 19 Перетащите заголовок Sensitivity (Пометка) вниз и отпустите кнопку мыши в тот момент, когда над заголовком отобразится большой черный крест. Столбец Sensitivity (Пометка) будет удал
Управление сообщениями с применением цвета
Управление сообщениями с применением цвета В этом упражнении вы примените цвета к сообщениям. Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла. В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать)
Иллюстрация 20
Иллюстрация 20 Прокрутите папку Inbox (Входящие) до ее нижнего предела и щелкните на сообщении Upcoming Tradeshow от Karen Berg. В области Color Messages (Окрасить сообщения) в первом поле должно
Иллюстрация 21
Иллюстрация 21 Нажмите кнопку Delete (Удалить). Правило Mail received from Karen Berg (Сообщения, полученные от Karen Berg) будет удалено. В диалоговом окне Automatic Formatting (Автоматическое фо
Добавление подписей в сообщения
Добавление подписей в сообщения В Outlook 2003 можно создать несколько различных подписей и присвоить конкретную подпись каждой из имеющихся учетных записей Outlook. Например, можно создать нескол
Иллюстрация 22
Иллюстрация 22 Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) и нажмите кнопку Signatures (Подписи). Появится диалоговое окно Create Signatures (Создание подписи). Нажмите кнопку New (Создать). Появится
Иллюстрация 23
Иллюстрация 23 Введите Деловая в качестве названия подписи и нажмите кнопку Next (Далее). Появится диалоговое окно Edit Signature (Изменение подписи). В поле Signature text (Текст подписи) введите
Иллюстрация 24
Иллюстрация 24 Установите шрифт ArialNarrow, стиль Bold Italic (Жирный курсив) и размер 14. Текст в области Sample (Образец) отобразится согласно новым настройкам. Нажмите ОК. Выделите обе строки
Иллюстрация 25
Иллюстрация 25 Выберите опцию Center (По центру) и нажмите ОК. Настроив подпись так, как требуется, нажмите кнопку Finish (Готово). Созданная подпись теперь будет отображена в диалоговом окне Crea
Иллюстрация 26
Иллюстрация 26 Нажмите ОК. Отобразится диалоговое окно Options (Параметры). Обратите внимание на то, что созданная подпись находится в списке Signature for new messages (Подпись для новых сообщени
Совет 8
Совет 8 Если в Outlook имеется несколько учетных записей, можно использовать для каждой из них отдельную подпись. Выполните шаги пс созданию новой подписи; затем на вкладке Mail Format (Сообщение)
Иллюстрация 27
Иллюстрация 27
Совет 9
Совет 9 Чтобы подпись добавлялась автоматически в ответы или пересылаемые сообщения, в меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (
Отметка сообщений «К исполнению»
Отметка сообщений «К исполнению» Каждое сообщение в папке Inbox (Входящие) имеет затемненный значок Flag Status (Состояние отметки), обозначающий, что сообщение отмечено или его исполнение уже зав
Иллюстрация 28
Иллюстрация 28 В списке Flag to (Отметка) выберите For Your Information (Для сведения), в списке Flag color (Цвет) выберите Blue Flag (Синий флажок), после чего нажмите ОК. Значок состояния отметк
Иллюстрация 29
Иллюстрация 29 Откройте другое сообщение. На стандартной панели инструментов окна сообщения нажмите кнопку Follow Up (К исполнению). Появится диалоговое окно Flag for Follow Up (Отметка к исполнен
Совет 10
Совет 10 Если Outlook отобразит предупреждение о том, что папку For Follow Up (К исполнению) открыть не удалось, в области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке «плюс» рядом с пун
Иллюстрация 30
Иллюстрация 30 Закройте сообщение, не сохраняя его. В списке Favorite Folders (Избранные папки) выберите Inbox (Входящие). Щелкните правой кнопкой мыши на значке Flag Status (Состояние отметки) ка
Ключевые моменты
Ключевые моменты Сообщения можно отправлять в различных форматах. Сообщения HTML поддерживают большую часть возможностей форматирования, включая бланки и темы. Можно создать подпись для добавления
