Офисные задачи в Outlook 2003
Глава 3. Поиск и организация сообщений электронной почты
Глава 3. Поиск и организация сообщений электронной почты В этой главе вы узнаете, как: осуществлять поиск и распределение сообщений по категориям; использовать папки поиска; фильтровать сообщения;
Поиск и распределение сообщений по категориям
Поиск и распределение сообщений по категориям Чтобы облегчить поиск сообщений, можно создать категории и присваивать сообщения к ним. С помощью категорий можно объединять ее общения по общим харак
Иллюстрация 1
Иллюстрация 1 Нажмите клавиши Ctrl + a, чтобы выделить оба найденных сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных сообщениях и в появившемся меню выберите Categories (Категории). Появится
Совет 1
Совет 1 Сообщения в папке Inbox (Входящие) учебного файла распределены по категориям, чтобы их можно было быстро удалить с компьютера по окончании работы с данной книгой. В поле Item(s) belong to
Иллюстрация 2
Иллюстрация 2 В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК. Чтобы отобразить все сообщения заново, нажмите кнопку Clear (Очистить). Будут отображены все сообщения. В папке Inbox (Входящие)
Иллюстрация 3
Иллюстрация 3 Закройте окно Advanced Find (Расширенный поиск) и панель Find (Найти).
Работа с папками поиска
Работа с папками поиска В конфигурацию Outlook 2003 по умолчанию входят три папки ПОИСКа: папка The For Follow Up (Письма, помеченные к исполнению) отображает письма, помеченные к исполнению, папк
Решение проблем 1
Решение проблем 1 В зависимости от того, каким образом Outlook использовался ранее, папки поиска по умолчанию могут быть пусты. Щелкните на папке поиска Unread Mail (Непрочтенные письма). На панел
Иллюстрация 4
Иллюстрация 4 В списке Select a Search Folder (Выберите папку поиска) в разделе Mail from People and Lists (Почта по адресатам) выберите Mail from and to specific people (Переписка с указанными ад
Иллюстрация 5
Иллюстрация 5 В ниспадающем списке Search mail in (Искать письма в) выберите SBS Organizing. Нажмите ОК. При необходимости дважды щелкните на папке Search Folders (Папки поиска), чтобы открыть ее,
Иллюстрация 6
Иллюстрация 6 Щелкните правой кнопкой мыши на новой папке поиска и в появившемся меню выберите Rename (Переименовать). Имя папки выделится для редактирования. Введите Маркетинг и нажмите клавишу E
Иллюстрация 7
Иллюстрация 7 В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт New (Создать) и выберите Search Folder (Папка поиска). Появится диалоговое окно New Search Folder (Новая папка поиска). В списке S
Иллюстрация 8
Иллюстрация 8 В списке Available Categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация и нажмите ОК. В диалоговом окне Search Folder Criteria (Условия папки поиска) в текстовом пол
Иллюстрация 9
Иллюстрация 9 Нажмите ОК в каждом из трех открытых диалоговых окон. Новая папка поиска «Домашняя демонстрация» отобразится в области Navigation Pane (Область переходов), и панель содержимого отобр
Иллюстрация 10
Иллюстрация 10 Для получения дополнительной информации о создании категорий и присвоении категориям элементов Outlook обратитесь к разделу «Поиск и распределение сообщений по категориям» ранее в э
Фильтрация сообщений
Фильтрация сообщений В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений. Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла. Войдите в меню View (Вид), укажите на Arrange By (Упоряд
Иллюстрация 11
Иллюстрация 11 В строке Name of new view (Имя нового представления) введите Фильтр - демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Сору View (Копирование представления) закроется, и появится диалогов
Иллюстрация 12
Иллюстрация 12 Нажмите кнопку Filter (Отбор). Появится диалоговое окно Filter (Отбор). В строке Search for the word[s] (Искать текст) введите демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Filter (Отб
Иллюстрация 13
Иллюстрация 13 С выделенным пунктом Filtered for Show (Фильтр - демонстрация) в списке View Name (Имя представления) нажмите кнопку Apply View (Применить). Диалоговое окно Define Views for «Inbox»
Иллюстрация 14
Иллюстрация 14 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление). Появится список доступных представлений, включая представление «Фильтр - демонстрация». В по
Управление сообщениями с использованием правил
Управление сообщениями с использованием правил В Outlook 2003 можно выбрать нужное из набора стандартных правил либо создать свое собственное правило с помощью мастера правил Outlook (Outlook Rule
Решение проблем 2
Решение проблем 2 Можно настраивать правила Outlook в режиме онлайн.
Совет 2
Совет 2 Нельзя использовать правила Outlook для фильтрации сообщений учетной записи электронной почты HTTP. Нажмите кнопку New Rule (Новое...). Появится следующее окно мастера правил с отмеченной
Иллюстрация 15
Иллюстрация 15 В поле Edit the rule description (Изменение описания правила) щелкните на подчеркнутом слове specific words (текст). Появится диалоговое окно Search Text (Поиск текста). В поле Spec
Иллюстрация 16
Иллюстрация 16 Нажмите ОК. Новая папка Поездки отобразится в учебной папке Inbox (Входящие). В диалоговом окне Rules and Alerts (Правила и оповещения) нажмите ОК. Диалоговое окно закроется, и поле
Иллюстрация 17
Иллюстрация 17 Нажмите кнопку Next (Далее).
Иллюстрация 18
Иллюстрация 18 Выясните возможные действия, которые можно выполнять с помощью правил Outlook, и нажмите кнопку Next (Далее). Отобразится следующая страница мастера правил. В поле Select exception(
Иллюстрация 19
Иллюстрация 19 Отметьте опцию Run this rule now on messages already in «Inbox» (Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке «Входящие») и нажмите кнопку Finish (Готово). Так
Иллюстрация 20
Иллюстрация 20 Нажмите ОК. Теперь правило является активным, и Outlook применит его к сообщениям в папке Inbox (Входящие). В списке All Mail Folders (Все почтовые папки) при необходимости откройте
Совет 3
Совет 3 Если используется сервер Microsoft Exchange, можно фильтровать сообщения даже в том случае, если пользователь находится не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assis
Фильтрация нежелательной почты
Фильтрация нежелательной почты Outlook содержит несколько возможностей по обработке нежелательной почты и спама - нелегальных рекламных рассылок, которые могут заполонить почтовый ящик, если его а
Распределение сообщений по папкам
Распределение сообщений по папкам Создание папок для организации сообщений поможет избежать накопления ненужных сообщений в папке Inbox (Входящие). Например, можно создать отдельную папку для кажд
Совет 4
Совет 4 Если используется учетная запись Microsoft Exchange Server, помощник Out of Office Assistant позволит управлять сообщениями во время отсутствия пользователя на рабочем месте. Чтобы изучить
Иллюстрация 21
Иллюстрация 21 Для получения информации об организации сообщений с применением цвета обратитесь к разделу «Управление сообщениями с применением цвета» в главе 2. В верхней части области Ways to Or
Решение проблем 3
Решение проблем 3 Если данные по умолчанию хранятся в личной папке на жестком диске компьютера пользователя, первым элементом в поле Select where to place the folder (Поместить папку в) будет элем
Иллюстрация 22
Иллюстрация 22 В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении «Предстоящая демонстрация» от Karen Berg и в области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) нажмите кнопку Move (Переместит
Совет 5
Совет 5 Можно автоматически перемещать сообщения в другую папку, создав правило. Чтобы создать простое правило, например, для перемещения всех сообщений от начальника в отдельную папку, используйт
Иллюстрация 23
Иллюстрация 23 Щелкните на учебной папке Inbox (Входящие) и нажмите ОК. Сообщение переместится в папку Inbox (Входящие). Щелкните на сообщении RE: Upcoming Tradeshow (RE: Предстоящая демонстрация)
Предоставление доступа к папкам другим пользователям
Предоставление доступа к папкам другим пользователям При работе с Outlook сообщения, контакты, встречи и другие элементы хранятся в папках. По умолчанию стандартные папки Outlook (Календарь, Конта
Иллюстрация 24
Иллюстрация 24 Щелкните правой кнопкой мыши на учебной папке Inbox (Входящие) и во всплывающем меню выберите Сору (Копировать). Появится диалоговое окно Copy Folder (Копирование папки). Прокрутите
Иллюстрация 25
Иллюстрация 25 Нажмите ОК. Учебная папка Inbox (Входящие) будет скопирована в собственный почтовый ящик читателя под именем Inbox 1.
Иллюстрация 26
Иллюстрация 26 В своем собственном почтовом ящике щелкните правой кнопкой мыши на папке Inbox 1 (Входящие 1) и во всплывающем меню выберите Sharing (Доступ). Появится диалоговое окно Inbox Propert
Совет 6
Совет 6 Чтобы открыть папку другого пользователя, в меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть) и выберите Other User's Folder (Папка другого пользователя). Нажмите кнопку Nam
Сохранение сообщений в различных форматах
Сохранение сообщений в различных форматах В данном упражнении вы сохраните сообщения на жестком диске в различных форматах. Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла. В папке Inbox (Входящие)
Иллюстрация 27
Иллюстрация 27
Совет 7
Совет 7 Диалоговое окно Save As (Сохранение элемента) отобразит содержимое папки My Documents (Мои документы) или той папки, в которой был в последний раз сохранен элемент Outlook. Если включено о
Иллюстрация 28
Иллюстрация 28 Дважды щелкните на файле HTML Order status (Состояние заказа), обозначенном значком веб-страницы. Сообщение откроется в браузере, установленном по умолчанию. Если сообщение имело ка
Иллюстрация 29
Иллюстрация 29 В папке Organizing дважды щелкните на текстовом файле Today's Schedule (Расписание на сегодня), обозначенном значком текстового файла. Сообщение откроется в программе Notepad (Блокн
Иллюстрация 30
Иллюстрация 30 Закройте окно программы Notepad (Блокнот), окно браузера и папку Organizing.
Архивация сообщений
Архивация сообщений Можно архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию
Иллюстрация 31
Иллюстрация 31 Просмотрите настройки автоархивации по умолчанию; в частности, обратите внимание на интервал времени, через который будет происходить архивация, возраст данных, начиная с которого э
Совет 8
Совет 8 С помощью функции очистки почтового ящика (Mailbox Cleanup) можно выяснить размер почтового ящика, найти и удалить старые элементы, большие по размеру, чем установленный предел, запустить
Иллюстрация 32
Иллюстрация 32 Выберите опцию Archive this folder using these settings (Архивировать папку со следующими настройками). В поле Clean out items older than (Удалять элементы старше) выберите 1 и Mont
Иллюстрация 33
Иллюстрация 33 В ниспадающем списке Archive Items older than (Архивировать элементы, созданные до) выберите дату, более позднюю, чем некоторые сообщения в папке Inbox (Входящие), и нажмите ОК. Out
Проверка адресов
Проверка адресов По умолчанию Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для имени, вводимого вами
Ключевые моменты
Ключевые моменты Для организации писем можно создавать папки. Для перемещения сообщений в папки можно создать правила, действующие в зависимости от отправителя сообщения, других его получателей, с
