Назначение собраний

С помощью Outlook осуществляется автоматический подбор времени для проведения собраний. Можно указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также подстраивается под свободное время большинства приглашенных, чье присутствие не обязательно. После выбора времени отправляется запрос о собрании (meeting request) (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически фиксируются по получении.

В этом упражнении вы назначите собрание, пригласите участников, а также установите и затем удалите оповещение о собрании.

Откройте файл данных SBSMeetings из Outlook, после чего откройте учебную папку Contacts (Контакты) в папке файла данных SBSMeetings.

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
В учебной папке Contacts (Контакты), удерживая клавишу Ctrl , перетащите контакт Kim Akers в свою собственную папку Contacts (Контакты). После этого, удерживая клавишу Ctrl перетащите контакт David Ortiz в свою собственную папку Contacts (Контакты).
В папке файла данных SMS Meetings щелкните на учебном календаре.
В области Date Navigator (Область переходов) перейдите к июню 2003 года и щелкните на числе 18. Календарь отобразит расписание на 18 июня 2003 года.
В меню Actions (Действия) выберите Plan a Meeting (Назначить собрание). Откроется форма назначения собрания с указанием текущего пользователя как участника в списке All Attendees (Все участники). Значок рядом с вашим именем обозначает, что вы являетесь организатором встречи. По умолчанию для собрания выбирается первая свободная временная ячейка.