Составление и отправка поручения
Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.
Пример 10.3. Назначение задачи
{Представление папки Задачи}
> Действия > Создать поручение (<Ctrl>+<Shift>+<U>) (рис. 10.6)
Кому... (рис. 10.7)
Имя <Контакт>
Кому ->
ок
Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"
Срок := <Дата окончания работы над задачей>
Начало := <Дата начала работы над задачей>
Держать обновленную копию этой задачи в списке задач
Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи
Комментарии := <Текст комментариев>
Категории...
Имеющиеся категории BHV Дела
ОК
Отправить
Рис. 10.6. Форма Поручение задачи
Рис. 10.7. Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения
Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) (см. "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).
Замечание
Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.
Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.
Outlook будет автоматически отсылать сообщения об изменениях над задачей всем ее предыдущим владельцам, которые установили соответствующие флажки.
Вообще говоря, эти два флажка установлены по умолчанию, но вы можете изменить данную настройку. Установка последнего флажка Установить оповещение о сроках указывает Outlook на автоматическое оповещение пользователя, когда задача подходит к сроку своего завершения.
Пример 10.4. Установка параметров для поручений
Сервис > Параметры. . . Настройка
Дополнительные параметры (рис. 10.8)
Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач
Отправлять отчеты после выполнения порученных задач
ок
ОК
Отменить поручение, если оно еще не было отправлено, достаточно легко. Нажмите кнопку Отменить назначение (Cancel Assignment). В этом случае форма Поручение (Task Request) преобразуется в форму Задача (Task) для автономного случая работы над ней. Для ее удаления нажмите кнопку Удалить (Delete), и задача переместится в папку Удаленные (Delete Items).
Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.
Рис. 10.8. Диалоговое окно Параметры задач
Пример 10.5. Переназначение поручения
{Откройте копию задачи в списке задач}
Подробно
Создать копию без поручения
ОК
Назначить задачу
Кому := <Контакт>
Отправить
Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.
После того как пользователь создал форму Поручение, заполнил ее поля и нажал кнопку Отправить, она перемещается в папку Исходящие, а копия задачи (если установлен соответствующий флажок) — в папку Задачи. При этом копия задачи будет ждать ответ от получателя поручения: согласен он или нет работать над задачей.На рис. 10.9 изображена подобная копия задачи, заметьте, что ни одно поле этой формы уже не активно.
Рис. 10.9. Копия порученной задачи
