Ввод имен получателей и темы сообщения
Первый шаг в создании сообщения — это задание имен получателей. В нашем случае мы будем создавать тестирующее сообщение самому себе, поэтому получателем будет сам читатель. Если вы не создавали контакт для себя по аналогии с примером из главы 4 "Контакты", то создайте его, указав зарегистрированный почтовый адрес.
Пример 9.9. Ввод имени получателя сообщения
Кому (рис. 9.17)
Источник адресов Контакты
Имена <Имя получателя>
Кому ->
Копия ->
CK ->
OK
Различие между полями Кому (То), Копия (СС) и СК (Слепая копия) (ВСС) заключается в следующем. В поле Кому отмечается основной получатель или группа получателей, в поле Копия — получатель или группа получателей копии сообщения, а в поле СК находятся получатели слепой копии сообщения. Имена получателей копии фигурируют в общем списке у всех адресатов, а имена получателей слепой копии — нет.
Можно выбрать не одного, а несколько получателей, в этом случае они разделяются точкой с запятой. Чтобы не добавлять по одному имени, пометьте одно имя в списке и выделите остальные, удерживая при этом клавишу <Ctrl>. Если же группа адресатов постоянна, имеет смысл создать для них группу рассылки (см. раздел 4.2 "Список рассылки").
Рис. 9.17. Диалоговое окно Выбор имен
Есть и еще один способ задания имени адресата, который является новинкой Outlook. По мере того как пользователь вводит адрес получателя, Outlook автоматически распознает его и завершает. Эта возможность позволяет пользователю отправлять сообщения быстро, не задерживаясь и не тратя времени на поиск адреса в адресной книге.
Замечание
Кстати, если вы вводите в поле Кому адрес и имя получателя сообщения вручную, но его нет ни в одной из адресных книг, Outlook автоматически предложит создать для него контакт.
После определения имен адресатов необходимо задать тему сообщения. Поместите текстовый курсор в поле Тема (Subject) и введите краткое описание предмета сообщения (например, тест).
Еще одним из нововведений Outlook 2002, на сей раз коснувшимся поля Тема, является возможность распознавания гиперссылок.
Это позволяет пользователю быстро перейти к просмотру Web-сайта, не тратя время на копирование и вставку указанного адреса в окно Web-браузера. Добавим к тексту тест гиперссылку на сайт Microsoft Office — www.office.microsoft.com.
После задания полей Кому (То) и Тема (Subject) можно ввести непосредственно текст сообщения в большом текстовом поле, и простейшее сообщение готово к отправке (рис. 9.18).
Рис. 9.18. Простое электронное сообщение
Форматирование и редактирование текста
Создать простое сообщение не сложно, но оно будет не очень красивым. Конечно, не во всех случаях стоит прибегать к дополнительному форматированию сообщения, однако хорошо оформленное, красивое письмо акцентирует на себе гораздо больше внимания читателя, нежели сухой и пассивный черно-белый текст.
Итак, давайте преобразуем наше простейшее письмо в действительно полноценное сообщение Outlook.
Во-первых, вставим линию, отделяющую заголовок сообщения от остального текста, для чего установите указатель мыши под заголовком и выполните следующее действие, показанное в примере 9.10.
Пример 9.10. Вставка линий .
> Вставка > Горизонтальная линия
Во-вторых, изменим фон сообщения. Пользователь может изменить фон, либо поменяв цвет с белого на какой-либо другой, либо добавив в качестве фона картинку (свою собственную или взяв ее из бланков сообщений) (см. раздел "Вкладка Сообщение").
Пример 9.11. Вставка фона
> Формат > Фон> Рисунок... (рис. 9.19}
Файл Кукуруза
ОК
Рис. 9.19. Диалоговое окно Фоновый рисунок
Фон изменен, но текст находится над картинкой с листочками плюща, что, естественно, нас не устраивает. Давайте сдвинем текст вправо, после чего подкорректируем его стиль: изменим шрифт заголовка сообщения и сделаем из перечисления достоинств Outlook маркированный список.
Замечание
Перед тем как приступить к дальнейшему форматированию, хочу сделать одно замечание. Для форматирования отдельного элемента достаточно выделить только его (щелчок мыши на соответствующем элементе).
Для форматирования нескольких элементов одновременно необходимо выделить все элементы. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указатель от начального элемента до последнего — выделенные элементы примут реверсивный цвет фона.
Пример 9.12, Форматирование сообщения
{Отступ}
Выделите весь текст сообщения (от заголовка до подписи)
{Панель Форматирования} Увеличить отступ (1 раз) {Стиль}
Выделите только заголовок "Тестовое сообщение Outlook"
Формат > Стиль > Заголовок 1 {Выравнивание}
{Панель Форматирование} Выровнять по центру
{Маркированный список}
Выделите только перечисление (от "Отправка и прием" до "Вложение файлов")
Формат > Стиль > Маркированный список (рис. 9.20)
{Шрифт}
Выделите слова Microsoft Outlook
Формат > Шрифт... (рис. 9.21)
Шрифт Tahoma
Стиль Жирный
Размер 10
Подчеркивание
Цвет Коричневый
ОК
Замечание
На рис. 9.21 диалоговое окно содержит англоязычные термины, поскольку это зависит не от локализации Microsoft Outlook, а от англоязычной версии Microsoft Internet Explorer.
Итак, вначале мы увеличили отступ от правого края (чтобы, наоборот, уменьшить отступ, необходимо нажать парную кнопку на панели инструментов Форматирование/Уменьшить отступ (Decrease Indent), а потом придали заголовку стилевое оформление.
Стиль — это совокупность параметров форматирования, которой дано имя. Таким образом, следуя постоянно одним и тем же стилевым правилам, вы и
ваши адресаты будут получать сообщения, оформленные единым образом. То есть всегда будет понятно, где заголовок, где список, а где — простой текст. Использование стилей, конечно, не является догмой, но следование правилам стилевого оформления — признак хорошего тона и умения пользоваться приложением.
Рис. 9.20. Работа с маркированным списком
Рис. 9.21. Диалоговое окно Font
И наконец, если в сообщении встречается текст, требующий дополнительного выделения, его можно отформатировать специальным образом (выделить цветом, курсивом, размером и т.
д.).
Замечание
Хотя у вас, может быть, и есть возможность выбирать разнообразные шрифты, адресаты могут их не иметь. Таким образом, ваше форматирование изменится (шрифты заменятся на наиболее подходящие) и может нарушиться целостность картины. Поэтому старайтесь использовать наиболее употребляемые шрифты Windows (Arial, Times New Roman, Tahoma и т. д.). Конечно, посылая сообщение самому себе, об этих деталях можно не беспокоиться (в сообщении используются ваши же шрифты).
Примерный вид отформатированного сообщения изображен на рис. 9.22. Согласитесь, что это сообщение гораздо приятнее читать, нежели его информационную заготовку (см. рис. 9.18).
Рис. 9.22. Отформатированное сообщение
Основные команды форматирования продублированы на панели инструментов Форматирование (Formatting). В табл. 9.3 приведен список кнопок данной панели. Чтобы воспользоваться любой командой, необходимо выделить фрагмент текста, к которому надо применить форматирование, и нажать соответствующую кнопку.
Таблица 9.3. Кнопки панели инструментов Форматирование
Название кнопки |
Назначение |
||
Стиль |
Выбрать стиль для данного фрагмента. Регулярное употребление стилевых шаблонов позволяет сделать единообразным формат сообщений |
||
Шрифт |
Выбрать шрифт из установленных на компьютере |
||
Размер |
Выбрать размер шрифта |
||
Цвет текста |
Выбрать цвет шрифта |
||
Полужирный |
Установить или отменить полужирное начертание |
||
Курсив |
Установить или отменить курсив |
||
Подчеркнутый |
Установить или отменить подчеркивание |
||
По левому краю |
Установить или отменить выравнивание по левому краю |
||
По центру |
Установить или отменить выравнивание по центру |
||
По правому краю |
Установить или отменить выравнивание по правому краю |
||
Маркеры |
Установить или отменить маркированный список. В качестве маркеров могут использоваться только кружочки |
||
Нумерация |
Установить или отменить нумерованный список. Допускается только одноуровневый нумерованный список |
||
Уменьшить отступ |
Уменьшить отступ абзаца |
||
Увеличить отступ |
Увеличить отступ абзаца |
||
Вставить горизонтальную черту |
Добавить горизонтальную черту. Вообще говоря, выделив эту черту и удерживая указателем маркеры выделения, можно растянуть эту линию до прямоугольника, образуя как бы толстую черту |
||
После того как вы создали сообщение и проделали ряд процедур форматирования, но еще не готовы к его отправке (хотите добавить файл или еще несколько предложений), рекомендуется сохранить сообщение. Outlook имеет специализированную папку для хранения еще не готовых сообщений — Черновики (Drafts).
Пример 9.13. Сохранив сообщения в папке Черновики
> Файл >Сохранить или
> Файл > Перемесить в папку...
Папки Черновики
ОК
Замечание
При попытке закрыть сообщение Outlook также выдаст предупреждение о сохранении сделанных изменений. Если выбрать Да, то Outlook переместит это сообщение в папку Черновики, если выбрать Нет — удалит.
Чтобы вернуться к редактированию сохраненного сообщения, перейдите в папку Черновики и откройте требуемое письмо. Откроется форма сохраненного сообщения (рис. 9.23) с информационной полосой: Сообщение не было отправлено (This message has not been sent).
